INFORMACE ŠKOLY O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A JEJICH ZPRACOVÁNÍ
Dne 27. dubna 2016 bylo přijato nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) jež je účinné ode dne 25. května 2018 (dále jen GDPR).
Základní škola a Mateřská škola F. Hrubína Havířov-Podlesí, příspěvková organizace (dále jen škola) jako veřejná instituce zpracovává v rámci své činnosti osobní údaje svých zaměstnanců, dětí navštěvujících MŠ, žáků ZŠ a zákonných zástupců dětí a žáků, a je tedy povinna se GDPR řídit a chránit tak veškeré osobní údaje. Zvláštní pozornost věnuje škola ochraně osobních údajů svých žáků.
Škola zpracovává osobní údaje zejména na základě zákonů, převážně pak zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon, ve znění pozdějších předpisů a dále na základě souhlasu subjektu osobních údajů (příkladně žáků a jejich zákonných zástupců), na základě plnění smluvní povinnosti a pro ochranu životně důležitých zájmů dětí, žáků, jejich zákonných zástupců a zaměstnanců, od nichž škola osobní údaje získává. S ohledem na to, že škola provádí svou činnost ve veřejném zájmu, zpracovává osobní údaje nezbytné pro splnění tohoto úkolu a v neposlední řadě škola zákonným způsobem zpracovává osobní údaje pro potřeby svých oprávněných zájmů.
Na základě školského zákona zpracovává škola osobní údaje o dětech, žácích a jejich zákonných zástupcích nutné pro vedení dokumentace základní a mateřské školy a vedení školní matriky (zejména jde o údaje nutné k přijetí dětí a žáků ke vzdělávání, údaje o průběhu vzdělávání a jeho ukončování, osobní údaje nutné pro vedení třídní knihy jako povinného dokumentu, údaje obsažené v záznamech z pedagogických rad, osobní údaje nutné pro řádné vedení knihy úrazů a záznamy o úrazech dětí a žáků, popřípadě lékařské posudky).
Na základě zvláštních zákonů škola zpracovává například podněty pro jednání orgánu sociálně právní ochrany dětí, přestupkové komise, podklady pro vyšetření v pedagogicko-psychologické poradně, přestupkové, hlášení trestných činů, neomluvené absence, údaje o zdravotní způsobilosti dítěte a žáka na zotavovacích akcích.
Na základě informovaného souhlasu škola zpracovává například seznamy dětí a žáků na mimoškolních akcích a exkurzích, na soutěžích a olympiádách, seznamy zákonných zástupců, jména osob, které budou odvádět dítě z MŠ nebo žáka ze školní družiny, kontakt na zákonné zástupce pro účely jejich informování nad rozsah požadovaný školskými předpisy, fotografie za účelem propagace školy, zveřejnění výtvarných a obdobných děl dětí a žáků na výstavách a přehlídkách.
Škola žádá zaměstnance, žáky a zákonné zástupce dětí a žáků o udělení informovaného souhlasu podepsáním a vyplněním formuláře, ve kterém je možné udělit souhlas i pouze ke konkrétním osobním údajům, na něž se souhlas vztahuje, a to označením slova ANO v případě, že je souhlas udělen a označením NE, pokud se souhlas neuděluje.
Zaměstnanec, žák nebo zákonný zástupce může svůj souhlas vzít kdykoliv zpět, a to stejným způsobem, kterým souhlas udělil, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.
Ředitel školy důsledně zakazuje předávání osobních údajů dětí a žáků třetím osobám soukromého práva, pokud jde například o nabídky pomůcek nebo knih atd.
Zaměstnanci, žáci a zákonní zástupci, jejichž osobní údaje škola zpracovává, mají ve vztahu k těmto údajům následující práva:
• Právo na to být informován a mít přístup ke zpracovávaným osobním údajům, zejména o tom, jaké osobní údaje škola zpracovává a za jakým účelem a komu je poté jako příjemci škola dále poskytuje, po jakou dobu, budou osobní údaje uloženy, zda je škola zpracovává automatizovaně.
• Právo na opravu nepřesných osobních údajů, které se ho týkají.
• Právo na výmaz osobních údajů. Toto právo se však netýká zákonného zpracování údajů, například školní matriky.
• Právo na omezení zpracování. Jde například o případ, kdy je namítána nepřesnost osobních údajů, a to na dobu než škola ověří přesnost osobních údajů. Nebo se může jednat o skutečnost, že zpracování osobních údajů je protiprávní a zaměstnanec, žák nebo zákonný zástupce odmítl výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití.
• Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů. Toto právo se netýká zákonného zpracování údajů, například školní matriky.
• Právo na přenositelnost údajů. Jde například o usnadnění komunikace s jinou školou při změně školy, můžete od školy dostat údaje, které od vás získali.
• Právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů. Každý má právo obrátit se se stížností ve věcech ochrany osobních údajů na Úřad pro ochranu osobních údajů.
• Právo na účinnou soudní ochranu vůči škole jako správci nebo dalšímu zpracovateli.
• Právo na náhradu újmy a odpovědnost.
Pokud zaměstnanec, žák nebo zákonný zástupce podá žádost k uplatnění některého z výše uvedených práv, škola ji vyřizuje bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce, ve výjimečných případech do 2 měsíců.
Informace poskytnuté zaměstnancům, žákům a zákonným zástupcům dětí a žáků se poskytují a činí bezplatně. Pouze v případě, kdy jsou žádosti podané těmito subjekty údajů zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, může ředitel školy rozhodnout o uložení přiměřeného poplatku, nebo odmítnout žádosti vyhovět. Zjevnou nedůvodnost dokládá škola. V takovém případě se výše poplatku řídí sazebníkem úhrad za poskytování informací dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím.
Škola osobní údaje týkající se dětí a žáků uchovává na základě povinnosti stanovené v § 28 školského zákona a podle zákona o archivnictví. A to nejen v průběhu jejich vzdělávání, ale i po jeho skončení v zákonných lhůtách. Osobní údaje zaměstnanců a zákonných zástupců uchovává pouze po nezbytně nutnou dobu včetně jejich archivace. Pro každý druh dokumentace je stanovena zvláštní lhůta dle skartačního řádu.
Škola má vytvořený systém pro zabezpečení ochrany osobních údajů a to jednak v písemné podobě a také v podobě elektronické. Těmito zabezpečeními pak jsou:
• uložení dokumentů podle spisového a skartačního řádu,
• nově vytvořená funkce pověřence pro ochranu osobních údajů, který provádí nezávislou kontrolní funkci ochrany osobních údajů ve škole,
• osobní odpovědnost osob, které vedou školní matriku,
• shromažďování pouze nezbytných osobních údajů,
• skartování již nepotřebných osobních údajů,
• povinnost mlčenlivosti o všech zpracovávaných osobních údajích,
• neposkytování osobních údajů osobám mimo výchovně vzdělávací proces,
• vydání směrnice, která obsahuje pravidla o ochraně osobních údajů ve škole,
• stanovení účelu a způsobu provozování kamerového systému,
• ochrana osobních údajů při práci s IT technikou.
Cílem této stránky je informovat o zpracování osobních údajů ve škole a právech, která mohou zaměstnanci, žáci a zákonní zástupci dětí a žáků uplatnit. Informace o zpracování osobních údajů jsou dostupné na webových stránkách školy a jsou průběžně aktualizovány
Škola jako orgán veřejné moci jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů, kterým je Ing. Nadja Stoschek. Kontakt na pověřence: tel: +420 596 803 438, email: poverenec@havirov-city.cz.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů je dostupný a k dispozici zaměstnancům, žákům a zákonným zástupcům žáků. Ve spolupráci s vedením školy vyřizuje žádosti o informace od zaměstnanců, žáků a zákonných zástupců včetně oprav osobních údajů, výmazu osobních údajů, vznášení námitek proti zpracování osobních údajů.